财务主任办公室:部门会计
预算手册
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检查请求
检查请求 是否用于在不需要采购订单或申请单时向个人或供应商发出直接付款的支票. 该大学还提供采购卡计划，允许授权员工在1美元以下进行与业务相关的采购,500.
完整的 检查请求 将鼠标悬停在表单中的每个字段上可以找到说明.
为了遵守IRS的报告规定，ISU需要一份表格 W-9申请纳税人识别号码和证明 对于所有新的供应商. 填妥的表格可传真至(812)237-8179或附在支票申请单上.
合格的支出
以下是可以使用支票请求支付的支出示例:
- 对个人的补偿——应尽可能限制.
- 符合美国国税局问责计划的目的, 所有文件必须在费用支付之日起60天内送到我们的办公室.
- 给员工和学生的杂项付款(见: 国际滑联员工和学生杂费支付指南)
- 会员*
- 服务
- 预付费注册费*
- 订阅*
- 运费*
- 批评老师
- 酬金
- 医疗服务
*这些物品也有资格用采购卡付款
不合格的支出
下列支出不能以支票支付:
- 酒精*
- 节日物品*
- 被认为属于个人性质的物品*
- 礼品卡
- 个人支付的服务费用. 服务必须由ISU直接支付给供应商.
- 学院提供的服务, 教职员工或学生:向国际学生联盟现有员工支付在其当前职位之外提供服务的单笔付款, 请使用 一次性付款授权 Form. 自2014年1月1日起，学生雇员不能通过一次性支付授权表格支付工资. 所有的学生就业应通过就业中心路由.
- 需要在采购卡上付款的项目
- 向盖伊·布朗订购办公用品
- 邮资
- 项目包括大学的商标，标志和/或符号.
- 必须在采购订单上支付的项目(对于需要PO的采购，请参考 采购 如需更多资料):
- 软件
- 许可证
- 如果超出采购卡限制，则包含大学商标，徽标和/或符号的物品
- 超出购买权限的支出
- 400美元以上的电脑、笔记本电脑、平板电脑和打印机
*这些项目是受限制的支出，不能用大学资金支付.
检查请求附件
财务主任办公室要求在支票请求中附上详细的证明文件. 所需文件的示例包括供应商发票和报销收据.
好客的形式: 为活动或会议购买食物或饮料需要提交一份 热情好客的形式.
附件不随支票一起邮寄. 重要的是要深入填写供应商发票号码栏. 这一栏的信息将印在支票上. 因为我们不再发送附件，这个区域将是供应商收到的唯一信息. 如果未提供供应商发票号码，则提供付款描述即可.
将填妥并签署的支票申请单连同详细收据或发票寄给财务总监办公室的相关人员. 将旅行相关的支票请求发送给旅行客户专员, 将与奖助金相关的支票请求发送给奖助金帐户专员, 其余的交给预算协调员. 为了审计的目的，这些文件将被成像.
基金转移
校内的凭证
的 校内的凭证, 以下简称IV，用于将费用从一个帐户转移到另一个帐户，或将提供服务的费用记入另一个部门. 静脉注射通常来自供应部门，但也可以来自任何一个部门. 静脉注射也用于校正, 部门内部, 将费用从索引或帐户代码转移到相应的索引或帐户代码.
- 示例:您使用采购卡支付会员资格，并将费用记入默认帐户代码, 这是供应(73050). 这可以通过将费用从供应账户代码73050(贷方)转移到会员账户代码72600(借方)的IV来纠正。.
- 例:IV可以用来支付内部费用，比如为举办活动租用蒂尔森音乐厅.
完整的 校内的凭证 将鼠标悬停在表单中的每个字段上可以找到说明.
预算转移请求
A 预算转移请求, 以下简称BA, 应该用于将预算移动到索引内的不同帐户还是移动到不同的索引. 所有账户代码应始终保持正余额. 如果在任何时候池帐户代码下降到负pg电子游戏试玩, 应完成BA以将预算从余额为正的池帐户代码移动到余额为负的池帐户代码. 如果在剩余的会计年度中，亏损帐户代码中应发生额外费用, 你需要转足够的资金来支付预期的费用. 该部门有责任尽快转帐以弥补任何短缺.
广管局所需的批准签署由以下因素决定:
- 被转移的钱数
- 相对于转移目的地的原始预算位置
因此，账户代码分类如下:
- 60040 - 66999年的工资 & 工资
- 67000-69999员工福利
- 70130 - 77599年的供应 & 费用
- 77600 - 78299年的维修 & 维护
- 78300-78999资本支出
内部转移 -在一个物资内转移 & 同一指标的费用类别需要部门主管签字.
院长和副校长调任 -从一个部门转到另一个部门必须由部门主管签署, 院长, 和副总统. 此外，薪金的转移 & 工资费用、维修费用 & 维修费用、资本性费用需要部门负责人和副总裁签字. 如果有指示，也可能需要院长的签名.
完整的 预算转移请求 将鼠标悬停在表单中的每个字段上可以找到说明.
账户密码
基金
一个基金 号码用于识别帐户的类型. 基金编号以一个alpha字符开头，后跟五个数字字符. 国际滑联的基金类型如下:
- 营运资金
- Bxxxxx银行资金
- 指定资金
- Rxxxxx限制性资金
- Hxxxxx辅助资金
- 贷款资金
- 准捐赠基金
- Exxxxx捐赠基金
- Pxxxxx工厂资金
- Zxxxxx机构资金
池帐户代码
池帐户代码 持有与它相关联的其他几个帐户代码的预算的帐户代码. 可以从其他池帐户代码进行转账, 但是费用不能在池子账户中发生.
池帐户代码永远不能用于存款, 请购单, 校内的凭证, 或检查请求.
池帐户代码的例子如下:
| 60040 管理. 工资 | 70500 旅行 | 73300 机动车 |
| 64000 每两周的工资 | 71500 电信实验 | 77600 维修 & 重要. |
| 65000 学生的工资 | 72000 印刷 | 78300 资本装备. |
| 70130 个人 & 续. 服务 | 72500 其他服务 | 81950 预算池 |
预算拨款记录在上述帐户编号内，并在发生费用时分配到有关帐户编号. 例如:
印刷费用总额的预算拨款列在72000, 打印池帐户总数, 但印刷费用由以下人员承担:
- 72025-校内印刷
- 72050-校外印刷
的 72000-打印池账户总码将在月末自动减少到72025和72050. 这些自动条目将由以“BP”开头的文档编号表示。.
账户密码
账户密码 确定所购买的商品或服务的类型.
Banner财务账户代码的完整列表可在以下文件中找到:
要查看帐户代码，请单击上面的文件名. 若要将文件下载到计算机，请单击链接、下载并保存文件.
领域代码
字段代码用于指示发生的事务的类型. 它们可以在详细事务活动屏幕(FGITRND)上找到。, 哪个显示了预算的交易细节, 今年的活动, 或承诺
“承诺”栏中的字段代码:
- “RSV” 申请单上的负担:申请申请单时承诺增加(+), 当申请单被清算并发出采购订单时，减少(-).
- “内附” 采购订单上的负担:当应用采购订单时，承诺增加(+), 当采购订单的发票已支付或采购订单已关闭或取消时，减少(-).
在YTD活动栏中找到的字段代码:
- “使” 年初至今:收入和费用发生的时间, 它们被应用到带有YTD字段代码的YTD Activity列. 校内代金券活动, 杂志凭证, 现金收入, 发货单和发票将在这一栏中找到.
- 收入账户代码:收入将以贷方(+)增加，以借方(-)减少。.
- 费用账户代码:费用将以借方(+)增加，以贷方(-)减少。.
在调整预算栏中找到的字段代码:
- “OBD” 原始第一年预算:原始预算以增加(+)的形式发布，并带有OBD字段代码.
- “ABD” 调整预算:预算转移请求调整原始预算，字段代码为ABD. 调整可以是增加(+)或减少(-).
应付账款
应付账款
应付账款部确保所有的支出都符合大学的政策和程序以及联邦和州的标准. 这包括识别潜在的应税交易，并将其报告给适当的政府机构. 该部门批准和/或处理采购订单发票和大学采购卡交易的支付.
付款方法
下列付款方式适用于购买用品、设备和服务:
- ISU采购卡这是大多数1,500美元以下购物的优惠付款方式. 采购卡由采购部签发 & 中央收货和采购卡准则由财务主任办公室执行. 有关获取采购卡的更多信息，请访问 采购 & 中央接收.
- 请购单/采购订单请购单用于$1 500以上的所有采购. 申请单由部门发起, 经财务主任办公室核准资金可用性，并送交采购部 & 招标集中接收. 然后将资金记在采购订单上. 采购订单发票送至应付帐款, 在哪里输入Banner并由订购部门以电子方式批准/不批准付款.
- 直接支付:支票申请用于在采购订单未使用和采购卡未被接受时直接向个人或供应商付款. 请参阅 我们的内部网站 有关说明及指引.
访问 采购 & 中央接收 完整的采购政策和指导方针.
有关服务付款，请参阅 1099 - misc指南 遵守国税局对独立承包商付款的规定.
障碍
产权负担是为购买商品或服务而保留的资金. 产权负担是通过申请单或采购订单的创建或变更而建立和变更的.
发票批准或不批准
由采购订单发起的采购发票由应付帐款录入Banner. 订购部门以电子方式批准或不批准发票或信用备忘录. 经批准的发票或信用证备忘录授权向卖方付款. 未批准的发票或贷记备忘录将重新打开文件，应付账款将根据需要进行调整并重新提交审批. 确定发票是否为信用证备忘, 在Banner的invoice /Credit Memo Query (FAIINVE)屏幕上查看发票，查看“Credit Memo”框是否已被选中.
采购订单，更改订单 & 征用FAQ的
如何更改采购订单上的索引和/或帐户代码?
如果需要更改采购订单上的索引和/或帐户代码，请发送电子邮件 ISU-AccountsPayable@lgmobilereg.com 并提供需要更改的采购订单号和信息.
我如何找到一个采购订单的余额?
查找采购订单的余额, 在Banner中使用Detail拖累活动(FGIENCD)屏幕.
如何区分信用证通知单和发票?
确定发票是否为信用证备忘, 在Banner的invoice /Credit Memo Query (FAIINVE)屏幕上查看发票，查看“Credit Memo”框是否已被选中.
关于结束或取消未完成的申请或采购订单，我应该联系谁?
如果没有根据采购订单或申请单开具发票, 它可以使用Banner中的采购订单更改请求(FZAPOFU)屏幕取消. 参考可用的说明 采购 网站. 如果有针对采购订单的发票活动，请联系 ISU-AccountsPayable@lgmobilereg.com 完成申请或采购订单.
如何增加采购订单?
增加一个采购订单, 变更订单将需要使用Banner中的采购订单变更请求(FZAPOFU)屏幕进行处理. 参考可用的说明 采购 网站. 预算转移不能用于调整采购订单.
对于所有其他采购订单, 更改订单, 商品返回, 或者申请问题, 请联系采购部 & 中央接收.
财产会计
财产会计
制定了财产会计准则，以协助大学人员核算和保存学校的财产, 植物, 和设备. 遵守这些准则符合大学的最大利益，因为它有助于确保我们的资产库存估值和财务报表折旧费用的准确性，并确保大学资产的适当保险范围.
资产的分类
资产的分类
- 资本设备
如果设备符合以下所有特征，则视为资本设备:
- 单位成本为5美元,除非它将永久附着于, 安装在, 或者与其他组件一起使用，将总美元价值提高到5美元,000或更多
- 使用寿命一年以上
- 可移动的:不是永久的装置或建筑物的一部分
- 例外:购买的艺术品 任何代价 来自艺术家或有信誉的艺术品经销商将被视为资本
资本设备
购置价值低于5美元的设备,000将不大写，但仍然可以标记和
跟踪用户和位置信息. 例外项目认为非资本设备仍属
标签包括以下内容:
- 台式电脑, 笔记本电脑, 和平板电脑(你必须得到信息技术办公室的批准)
- 购置价值400美元或以上的打印机
- 枪支
- 领有牌照的车辆(汽车、货车、拖架、多用途车辆等.)
- 用赠款资金购买的设备，其中赠款可能需要购置价值低于5美元的物品,000被标记和跟踪
物业会计职责
物业会计职责
当资本和非资本(例外项目)设备成为电子游戏试玩的财产时，财产会计和部门保管人的共同责任是确保对资本和非资本(例外项目)设备的责任. 物业会计的职能如下:
- 建立和维护资本设备和非资本设备例外项目的正式永久资产记录;
- 设备购置:学校可通过以下方式购置设备:
- 通过ISU采购流程购买:设备可以通过使用采购订单由大学购买, 检查采购请求或采购卡. 财产会计每周运行一份摘录报告，其中下载使用设备帐户代码购买的所有设备. 对这些项目进行审查，如果被认为是资本设备或非资本设备例外项目，则为每个项目分配一个标签号码. 如果一项项目被认为是资本设备，则在固定资产制度中予以资本化. 不符合资本设备标准且不属于例外项目的, 使用日记账凭证将其移动到适当的费用帐户代码中.
- 捐赠:资产可以作为捐赠给学校. 收到礼物的部门需要通过a 设备赠予或借用报告. 财产会计依靠接收部门的电子游戏试玩知识来确定所提供资产的价值. 这些资产在固定资产系统中被赋予礼品代码(GF). 年底, 此外，还将获得国际滑联基金会捐赠的清单，以便与固定资产系统核对，以确保所有捐赠的资产都已记录在案.
- 标记新资产:财产会计为资本和非资本例外项目设备的每个单位分配一个唯一的标签号，并用条形码标签对项目进行物理标记. 当项目被标记时, 属性会计获取有关项目位置的信息, 用户, 和序列号，并更新固定资产系统记录.
- 设备购置:学校可通过以下方式购置设备:
- 促进年度存货核查过程，并对大学资产进行实物盘点.
- 盘点周期:盘点以部门为单位进行. 存货周期为四(4)年. 每个部门被分配到四个小组中的一个. 每组将每四(4)年进行一次实物盘存，并要求在下一次实物盘存的中间点完成一次盘存核查.
- 存货核查:存货核查报告发给每个部门，计划在财政年度开始时收到一份报告. 这些报告载有由本署负责保管的所有资本和非资本例外项目的清单，以及一份说明如何完成报告的备忘录. 各部门核实设备是否存在, 为位置和用户更改进行更新, 并列出报告中未列出的其他设备项目. 完成的库存验证报告由部门主席/总监批准并返回给物业会计. 财务处负责更新设备数据，如有差异及时与部门沟通.
- 实物清查:物业会计每四(4)年为每个部门进行一次实物清查. 所有联邦采购的资本和非资本例外项目设备每两(2)年盘点一次. 其他盘点是定期进行的, 哪些可能是由于部门未能返回库存验证, 部门的位置变更, 应某部门的要求, 或者其他需要清点的情况.
部门的职责
部门的职责
各部门有责任确保设备的安全，并保持准确的库存记录. 建议每个部门指定一个特定的个人作为部门财产管理员，负责完成库存核查，并作为部门和财产会计之间的主要联络点. 部门的保管职责如下:
- 提供足够的防护措施，以确保防止设备丢失、损坏或被盗. 任何损失、损坏或盗窃都应进行调查，并立即用文件记录 遗失及被窃报告 在发现后24小时内. 丢失和盗窃报告通知公共安全，财产会计和风险管理.
- 报告设备位置和用户的变更并保持记录. 报告的变更包括设备转移到另一个部门(使用 转让通知表格 或其他校外地点(使用 校外设备使用申请表.)
- 按照既定程序通过采购和集中收货处理设备(见设备处理). 采购主任是学校自有财产的官方“处置代理人”, 除了艺术品. 应联系大学馆长办公室处理不需要的艺术品. 部门销售, 处理, 或捐赠大学拥有的财产以外的采购和中央接收程序是禁止的.
- 在财产会计要求的时间框架内提交年度库存核查报告. 部门的物业管理员应核实每个库存项目的存在，并报告必要的变更. 库存验证应在提交给物业会计之前由部门主席/总监批准.
- 向财产会计报告收到的礼品 设备赠予或借用报告
设备处置
设备处置
处理, 出售, 或捐赠不再使用的大学拥有的设备或物品给保管人，必须由采购和接收主任指导，他是大学的官方“处置代理人”. 采购和收货可以通过以下方式告知不需要的财产 剩余提货请求系统
存货核查程序
存货核查程序
如果某个部门计划接收库存验证报告, 它将在本财政年度开始时发布. 这些报告载有所有资本和非资本例外项目的清单，该部对这些项目负有保管责任，以核实其存在并报告必要的变更. 库存核查的流程如下:
- 会计年度开始后出具的验证报告和指示备忘录.
- 各部门自报告发出之日起60天内核实其资本设备和非资本设备是否存在例外项目, 完成报告, 并交还给财务处. 库存验证报告必须由部门主席/主管批准.
- 财务处将审核已完成的存货核查报告，并在固定资产系统中进行必要的更新. 物业会计将跟进部门物业管理员报告的遗失物品，并可能进行独立的实物核查. 财产会计无法找到的报告丢失的项目将需要填写一份 遗失及被窃报告
- 在财产会计对存货核查的完成感到满意并对遗失物品进行了跟踪之后, 一份最新的设备清单将提供给该部门以供其记录.
如果一个部门未能在规定的时间内完成库存核查, 将通知部门主席/主管，财产会计部将安排盘点.
资本设备帐户代码
资本设备帐户代码
所有非资本设备例外项目应编码到账户代码:73610.
78360 -办公设备和家具 -用于教职员和行政目的的非计算机办公设备和家具(5000美元或以上)
78370 -教学和实验室设备 -可移动的非计算机教学和实验室设备(5,000美元或以上)
78400 -艺术品 -从艺术家或艺术品经销商处购买的艺术品(任何费用)
78510 -计算机设备-教学用途 -用于课堂和实验室教学的计算机和相关设备(5,000美元或以上)
78520 -计算机设备-所有其他用途 -教师和行政人员使用的计算机和相关设备(5,000美元或以上)
78530 -计算机设备-局域网/网络 -购买用于校园网络的计算机和相关设备(5,000美元或以上)
78550 -计算机软件设备 -购买市售电脑软件($5,000或以上)
78605 -电信设备 -与全校通信相关的设备($5,000或以上)
78620 -家庭和监护设备 -设施管理处或住宿处购买的设备($5),000或更多)
78630 -运动器材-校际 -仅限校际运动员购买的运动器材(5,000美元或以上)
78650 -媒体设备 -视听设备(5,000元或以上)
78655 -乐器 -乐器($5,000或以上)
78660 -研究设备 -为研究目的购买的设备($5,000或以上)
78680 -火器 -枪械(任何费用)
78690 -其他设备 -不属于其他类别的非计算机设备(5,000美元或以上)
78716 -车辆和机械 -车辆及可移动机械(5,000元或以上)
78790 -图书馆图书和期刊 -购买图书馆书籍及期刊以供大学图书馆收藏(任何费用)
资本项目资本化指引
资本项目资本化指引
基本建设项目包括建筑建设和改造, 土地的改进, 基础设施项目. 一般, 如果项目成本为100美元，则将资本项目资本化,000或更多, 除非费用与重大翻新有关. 这是一个100美元以下的大装修的例子,000美元将是更换屋顶或翻新建筑物的电梯. 在建筑物建造或翻新期间发生的利息成本也作为建筑物或翻新的成本资本化.
基本建设项目帐户代码
78840 -土地改善 -具有有效寿命的改进，不包括土地或建筑物, 比如停车场的改善, 景观, 运动场地的改善
78850 -新建筑施工-一般 -建造新建筑物的直接费用, 比如材料, 劳动, 开销, 建筑许可证
78860 -楼宇修复及更新 -翻新现有建筑物的直接开支, 比如材料, 劳动, 开销, 建筑许可证
78870 -基础设施 -对有使用寿命的土地(不包括土地或建筑物)的改善, 比如人行道, 灌溉, 照明改善
土地资本化指引
土地资本化指引
为取得土地并使其达到预定用途而发生的一切费用均应资本化. 为准备土地以供其预定用途而发生的费用可能包括拆除费用, 法律费用, 物业费, 等.
土地帐代号
78830 -土地 -取得土地所发生的直接费用和为使土地达到预定用途而发生的费用, 比如拆迁, 律师费和不动产费
拆迁资本化指引
拆迁资本化指引
- 如果在购置物业时存在拆除意图，则拆除位于新购置物业上的现有建筑物或构筑物的成本应资本化. 如果这些拆除费用等于或超过$100,000，则包括在土地成本中.
- 指建造新的建筑物或构筑物来取代旧的, 如果成本等于或超过100美元，那么这些拆除成本将包括在新建筑物的成本中，而不是土地成本中,000.
- 在收购时不存在拆除建筑物或构筑物的意图, 那么未来的拆除成本就会被计入.
租赁改善资本化指引
租赁改善资本化指引
被认为是租赁结构一部分的建筑物改建和永久设备安装的费用资本化. 这些费用按下列期间中较短者的使用年限摊销:(1)资产的使用年限, 或(2)改善可用之日的(剩余)租期.
日常维修 & 维护与. 主要维修
日常维修 & 维护与. 主要维修
一些维修项目, 如果范围和成本足够大的话, 可能被认为是大修，因此资本化而不是费用. 如果计划进行重大返工或维修，估计费用为100美元,000或更多, 请咨询物业会计，了解创建申请时使用的正确帐户代码. 如果维护和修理是例行的(大多数是)，那么可以使用77650-设备修理或78010-建筑物修理.
Procard
Procard
所有关于 ProCards可以在我们的内部网站上找到.
采购卡(Procard)是一种大学信用卡，它将小额美元的购买力委托给个人雇员. Procard允许以最小的延迟和最少的文书劳动进行采购, 同时也提供问责制. 该卡允许持卡人直接向学校收取与工作有关的费用. 本政策描述了如何正确使用大学采购卡. 这里制定的程序也有助于保护大学免受欺诈和其他滥用其资金的行为.
采购卡由财务主任办公室与采购和中央收货部共同管理. 采购和中央收货部管理Procards的发放以及与卡提供商的合同, 而财务主任办公室则负责保存记录. 采购卡的申请和使用说明可以在这里找到 在这里.
持卡人职责的完整清单, 包括所有的规则和程序, 防范欺诈的安全措施, 还有一份限制供应商和未经授权采购的清单, 可以在上面找到吗 采购和中央收货网站.
采购卡基础
计费周期
采购卡的结算周期是从一个月的16日到下个月的15日.
更改默认帐户
所有Procard购买将收取默认索引和帐户代码列在您的原始Procard应用程序. 如果您需要更改Procard上的默认索引和/或帐户代码，请发送电子邮件 ISU-Procard 附下列资料:
- 部门名称
- 牌子上的名字
- 旧索引和帐户代码
- 新的索引和帐户代码
激活你的Procard
在Procard上可以找到一个标签，上面写着一个800的号码, 可以调用哪个来激活卡. 你需要在通话中提供一些个人信息. 信用卡必须激活后才能购物.
停用你的Procard
如果您要停用Procard，请遵循以下步骤:
- 停用前7-10个工作日停止使用Procard
- 把你的Procard带到 采购部门
- 完成最终的Procard记录并提交给Procard审计员
无论您是否转学，都应遵循上述程序, 终止, 或者你不再需要这张卡了.
遗失或被盗采购卡
遗失或被窃采购卡的处理程序见 采购部采购卡指南.
持卡人的责任
持卡人有责任保存采购卡的采购记录，并及时提交每月费用报告. 文件要求和采购卡核对程序详列如下.
文档需求
持卡人每笔交易都应索取详细的供应商收据或发票. 如果收银磁带上没有说明，应将说明写在磁带上. 如果缺少供应商收据或发票, 持卡人应联络供应商索取副本. 如果卖方不能或不愿开具收据或发票, 持卡人应与Procard审核员联系，填写遗失收据/发票报告，并获得所有适当的签名. 如果持卡人始终无法获得所有原始的分项收据或发票, 他们的持卡人特权将被审查并可能被撤销.
- 分项供应商收据/发票: 定义为原始发票, 收银机收据原件, 原始销售单据, 或原始的装箱单，其中包含所购货物的详细清单, 用美元表示, 还有供应商的名字和地点. 供应商的员工必须在手写收据上签字.
- 互联网购买: 必须提供以下至少一种文件:
- 原始的分项发票或装箱单
- 网上订单确认的打印件
- 电子邮件确认的打印件
- 打印已填妥的网上订购表格
营业税: 电子游戏试玩免征销售税. 持卡人在Procard购物时不应接受印第安纳州的销售税. 大学的免税号码可以在与您的卡一起提供的口袋指南的封面内找到. 你，作为持卡人，需要确保供应商不收取销售税. 大学不能免除所有类型的税(例如:学费). 食品及饮料税). 我们只免征销售税.
和解的要求
采购卡持卡人负责填写每月费用报告，并在结算周期结束后的30天内将该报告提交给采购卡审核员th 每月的).
- 费用报告: 这份报告是你的信用卡账单. 该报告包含交易, 购买目的, 以及持卡人和审阅人签名的字段. 费用报表可以从 SDG2网页.
- 和解: 持卡人有责任核对所有的消费和费用报表. 持卡人有责任在结算周期结束后30天内与供应商联系以纠正任何差异.
- 购买目的: 必须提供购买目的以确定是否符合规定. 目的可以使用SDG2站点(参见在线工具)在账户活动选项卡下的交易摘要中的“费用描述”字段中输入. 这不应该是一个购买的清单或一个人的名字, 而是为什么要购买.
- 部门审核人: 部门审核员应为部门负责人或其指定的持卡人审核员. 部门审稿人应该是一个有经济实力的人，能够理解购买的原因，知道购买是否对部门有利. 部门审核人员将负责检查费用报告的核对是否正确.
- 批准: 持卡人和部门审核人员都必须在费用报告上签名并注明日期. 通过签署报告, 持卡人和部门审查人员确保所有交易仅用于大学目的.
- 向审核员提交记录: 持卡人核对费用报告和供应商收据，并由部门审核员审核, 发票应在结算周期结束后30天内交给采购卡审核员. 建议将这些记录亲手送到财务主任办公室指定的送还处. 请注意:这些记录成为财务主任办公室的永久记录, 我们建议您复印一份作为记录.
Procard审计
所有采购卡交易将由采购卡审核员审核. 大学内部审计员或国家审计委员会(国家审计员)可以选择一些持卡人进行审计，以确保交易和记录保存政策和程序的遵守情况. 建立采购卡审核程序，以核实持卡人是否正确使用采购卡，持卡人和部门是否保持记录.
采购卡违规和违规准则说明如下. 这些指导方针的目的不是惩罚持卡人或终止卡, 还要确保学校的政策得到遵守. 采购卡管理员将尽一切努力协助持卡人和主管遵守政策并保持部门卡的有效. 这最终是该部门的责任, 然而, 确保学校的政策得到遵守.
非关键侵犯
以下违反采购卡的行为被认为是“非关键的”, 如果被认为超过6个月，可能会被停牌, 在一个财政年度内, 至少有一个非临界违规将导致临界违规):
- 逾期费用报告
- 交易目的不完整/迟交*
- 未能通知供应商免税pg电子游戏试玩/未能对销售税收费提出异议*
- 缺少所需的表格(标识批准), 招待或分发奖品和/或奖励, 如果需要)*
*需要纠正的违规行为.
关键的侵犯
下列违反采购卡的行为被认为是“严重的”:
- 使用采购卡进行个人采购*
- 遗失收据/无证购买*
- 没有立即报告遗失或被盗的采购卡
- 允许他人使用您的采购卡
- 使用采购卡购买“限制交易”清单上的物品
- 非关键违规过多(6个月), 在一个财政年度内, 至少有一个非临界违规将导致一个临界违规)
- 分次购买以规避最大购买限制
*需要纠正的违规行为.
严重违规行为处理如下:
- 1日违反, 书面警告并通知在一周内纠正违规行为. 逾期未改正的, 我们将与主管联系，持卡人的限额将降至1美元，直到纠正为止.
- 第二次违反, 书面警告并通知在一周内纠正违规行为. 逾期未改正的, 我们将与主管联系，持卡人的限额将降至1美元，直到纠正为止.
- 第三次违反, 将与主管联系，这可能导致需要额外培训或暂停采购卡.
在线工具
第二代智能数据(SDG2) 是摩根大通提供的采购卡账户管理在线工具吗. SDG2让持卡人可以:
- 过去24个月的交易记录
- 交易限制
- 存档的帐单地址
- 打印费用报表
- 费用审批
- 能够改变费用的会计方法
- 输入购买目的的能力
所有持卡人必须每周访问此网站，以进行必要的交易更新.
请参阅 SDG2持卡人快速参考指南 第一次访问本网站前，请查看培训信息.
如果您对本网站有技术问题，请与我们联系 ISU-Procard@lgmobilereg.com